Rekisterien ylläpitäjä ja yhteyshenkilö
Annemari Halme
Kutteritie 6 A
00870 Helsinki
anne.halme@psymenta.fi
Päivämäärä 1.12.2018
Rekisterien nimet ja määritelmät
PsyMentalla on asiakasrekisteri ja potilasrekisteri.
Asiakasrekisteri
PsyMentan asiakasrekisteriin kuuluvat kaikki, jotka ostavat PsyMentan psykologipalveluita, tilaavat PsyMentan uutiskirjettä, lähettävät viestin PsyMentan kotisivujen lomakkeella tai lähettävät sähköpostilla tai tekstiviestinä viestin PsyMentaan.
Potilasrekisteri
PsyMentan potilasrekisteriin kuuluvat kaikki, jotka käyttävät PsyMentan psykologipalveluita. Jos käytät psykologipalveluita, kuulut siis sekä asiakas- että potilasrekisteriin.
Asiakastietojen käsittelyn ja ylläpidon tarkoitus
- Psykologipalvelujen suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta
- Psykologipalvelujen markkinointi
- Asiakaspalautteen vastaanotto, käsittely ja palveluiden kehittäminen
- Toiminnan sisäinen seuranta ja kehittäminen
Potilastietojen käsittelyn ja ylläpidon tarkoitus
- Psykologipalvelujen suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta
- Psykologipalvelujen markkinointi
- Asiakaspalautteen vastaanotto, käsittely ja palveluiden kehittäminen
- Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille
- Toiminnan sisäinen seuranta ja kehittäminen
Tietojen käsittelijä
Molempien rekisterien tietoja käsittelee ainoastaan psykologi Annemari Halme. Tietoja ei luovuteta sivulliselle ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta tai tätä koskevaa pakottavan lainsäädännön määräystä.
Rekisterin tietosisältö: asiakasrekisteri
- Perustiedot: Asiakkaan nimi, asiakasnumero, yhteystiedot, laskutusyhteystiedot, alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.
- Asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot.
- Asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot sekä laskutustiedot.
- Asiakkaan suostumustiedot liittyen sähköposti-, tekstiviesti- ja muuhun sähköiseen suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön.
Rekisterin tietosisältö: potilasrekisteri
- Perustiedot: Asiakkaan nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, yhteystiedot, ammatti, lähiomainen tai alaikäisen asiakkaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.
- Psykologisen ohjauksen yhteydessä kertyvät Potilaslain (785/1992) 12 §:n mukaiset tiedot ja asiakirjat.
- Asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot.
- Hoidon kannalta välttämättömät tiedot aikaisemmista potilastiedoista.
- Palvelun toteuttamisen kannalta tärkeät asiakkaan antamat lisätiedot, esim. tieto liikuntarajoituksesta tai tapaamisaikoihin ja -tapoihin liittyvät toiveet.
- Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon yksiköille esimerkiksi hoitosuhteen siirtyessä.
Rekisterin tietolähteet: asiakasrekisteri
Asiakkaan antamat tiedot: suullisesti, kotisivujen lomakkeen, sähköpostin tai muun sähköisen viestimen avulla annetut tiedot.
Rekisterin tietolähteet: potilasrekisteri
- Asiakkaan antamat tiedot
- Psykologisen ohjauksen yhteydessä syntyneet tiedot
Rekisterin suojauksen periaatteet: potilasrekisteri
Potilastiedot säilytetään sähköisesti PsyMentan potilastietojärjestelmässä lain määräämän ajan. Järjestelmä on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Paperi- tai muussa muodossa olevia potilastietoja säilytetään lukittavassa arkistokaapissa lukituissa tiloissa. Potilastietoja käsitellään ja säilytetään vain Suomessa. Potilastietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet: asiakasrekisteri
Asiakastiedot säilytetään sähköisesti PsyMentan asiakastietojärjestelmässä. Järjestelmä on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Asiakastietoja säilytetään lisäksi sähköpostijärjestelmässä. Uutiskirjeen tilaajien tiedot ovat sähköpostilistassa niin kauan, kunnes lista on olemassa tai kunnes asiakas poistaa itse itsensä listalta. Joitakin tietoja saatetaan luovuttaa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Psykologit ja henkilötietojen suojaaminen
Psykologien ammattietiikan kannalta salassa pidettävää ovat kaikki asiakasta koskevat tiedot, myös asiakassuhteen olemassaolo. Terveydenhuoltoalan lainsäädännössä salassa pidettäväksi määritellään kaikki, mikä on saatu tietoon ammattitoimessa riippumatta siitä, millä tavoin tieto on saatu.
Psykologit ja terveydenhuollon asiakirjojen laadintavelvoite
Terveydenhuollon ammattihenkilönä psykologin on laadittava ja säilytettävä potilasasiakirjat siten kuin sosiaali- ja terveysministeriö tarkemmin määrää (PotL 12 §). Näiden asiakirjojen tehtävä on palvella asiakkaan neuvonnan ja hoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa.
Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan asiakkaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja tai teknisiä tallenteita, jotka sisältävät hänen terveydentilaansa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja. Potilasasiakirjoja ovat hoito- ja tutkimustietojen lisäksi muun muassa lähetteet sekä tulokset ja lausunnot, testipöytäkirjat, erilaiset ajanvaraus- ja asiakaspäiväkirjat, luettelot ja kortistot sekä asiakkaiden tietoja sisältävät muut kuin paperitallenteet.
Sinulla on seuraavat oikeudet
– oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilö-, ja käyntitiedot sekä asiakirjat
– oikeus tietojen oikaisemiseen
– oikeus käsittelyn rajoittamiseen (voit esimerkiksi kieltää markkinoinnin)
– oikeus vastustaa käsittelyä
– oikeus peruuttaa suostumus (voit esimerkiksi peruuttaa suostumuksesi markkinointiin)
– oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
PsyMentan etäpalveluperiaatteet
Useat PsyMentan palvelut voidaan toteuttaa myös etäpalveluina asiakkaan toiveesta. Etäpalveluihin käytetään tällä hetkellä Skypeä. Psykologiliiton mukaan Skype on riittävän turvallinen etätapaamisen väline, kunhan asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan ensin.
